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トナー迅速一番の店長丸山が、お客さまのお仕事に関する業務のムダの削減や、作業効率化のアイデア、時には快適な過ごし方など・・・をご紹介しています。

ムダなし会議で仕事サクサク

あるデータによると、80%以上のビジネスマンが不要な会議が多いと感じているそうです。組織で働く以上、会議は必要ですが、ムダな会議はなくしたいですね。生産性のある有意義な会議にするために、まずは進め方を見直してみましょう。

 

会議の目的をはっきりさせる


あーあ、きょうも必要のない会議か。こんな時間があったらあの資料まとめられたのにぃ……。 などと思っている方、かなりいらっしゃいませんか? 

仕事の進捗状況や情報の共有だけという会議ならメールや社内SNSで十分に事は足ります。仕事の調整やメールでは伝えにくい問題などは朝や夕方に10分程度のチームミーティングで解決できるでしょう。

そもそも、その会議はなんのために開くのか、目的はなにか、会議を呼びかける人はあらためて考えてみましょう。明確化するためにはレジュメが必要です。検討課題を書き出してみてください。すると、要点がはっきり見えて、意味のない会議は自然になくなるはずです。

また、レジュメを事前に配ることで出席者も必要な資料や提案の準備ができ、内容の濃い会議になります。その場合は極力、紙1枚にまとめ簡素化することがポイントです。

ただ、こうやって準備はしても遅刻者や欠席者がいると決定事項が決まらないなど、進行に支障が出ます。慣習でテーマに関係のないスタッフを参加させるなどしているとムダが生まれますので参加者は吟味すること。一方で、キーパーソンが必ず参加できる日時を設定しましょう。

 

時間を意識し集中力を高める


人が集中できる時間はだいたい20分程度といわれます。意見交換やアイデア会議では、時間をかければいいというものではありません。15分、20分の時間内でアイデアを出し合うなど、集中して意見を交わしてはどうでしょう。

参加者や議題が多い場合は終了時間をあらかじめ決めて事前に周知し、さらにテーマごとに時間を区切りましょう。肝心なのはひとつの議題をダラダラ続けないこと。時間内に決まらなかったら改めて別の日に会議を仕切り直すなど、割り切りも必要です。

 

机や椅子の配置を変えると会議は変わる


会議室といえば、机が「ロ」の字の形か「川」の字に並んでいることが多いのですが、その位置を変えてみましょう。すると、会議は不思議なほど変わってきます。

例えば、目標や計画を立てる時、進行役やホワイトボードを囲むように半円状に机と椅子を並べると、会議参加者全員と一体感を保ちながら議題に集中でき、スムーズに会議が進むはずです。さらに、椅子だけを使って円陣を組むように並べると親密度はもっと高まり、意見が出やすい雰囲気になります。

もっと極端に机も椅子も取っ払い、立ったままで会議をしてみるのもひとつの手です。長時間に及ぶと疲れるため、早く終わらせたいという意識が働き、その分、集中力が増します。座るという姿勢に比べ、体の動きが自由になるため、脳が刺激される利点もあり、おもしろいアイデアが次々に出てくるかもしれません。

2015年5月7日 1:23 AM

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