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 溜まるモノの「捨て時」「捨て方」

トナー迅速一番の店長丸山が、お客さまのお仕事に関する業務のムダの削減や、作業効率化のアイデア、時には快適な過ごし方など・・・をご紹介しています。

机まわり、今年はスッキリさせる!
 溜まるモノの「捨て時」「捨て方」

「あの資料、どこかにあったはずだけど」「あの方の名刺が見つからない!」…… デスクにモノがあふれていると探し物をする頻度が増えて時間の無駄に。書類や資料など、処分するタイミングがわからないものは、時間とスペースの2つのモノサシを使って「捨て時」を判断。今年は常にスッキリデスクをキープしましょう。



 

書類は時間軸で、捨て時を見極め

つい溜まってしまうものの代表格が名刺ではないでしょうか。名刺は、もらったその年月日とその人に会った理由を書いてファイルに収納するというのが基本。ただ、その後1年も連絡を取ることがなかったならば、今後もビジネス上、お付き合いが発生しないと判断し、思い切って処分します。古い名刺を溜め込んでおくより、新しい出会いを大切にしてビジネスチャンスを広げるのが肝心だと心得ておきましょう。
次に書類ですが、重要書類以外はその書類に関連した仕事が終われば捨てることを前提にしましょう。
捨て時は仕事によって異なりますが、まずは半年とか、1年などと期間を決めおくことです。そして、保存か、処分かをあらためて判定。部署やチームが共有でファイルを保存している場合は各自で持つ必要はありませんから即、処分します。
進行中の仕事の書類はフォルダーに入れ、重要度や進行具合に応じて、収納する引き出しの順番を決めておき、優先度の低いものなどは下の方へなどと位置を定めます。

 

頻繁に使うもの、使わないものを分別
専用スペースに入る分だけをキープする

名刺と共に、知らないうちに溜まってしまうもののひとつが文房具ですね。特に筆記具やクリップなど、使用頻度の高い文具はデスクの引き出し上段、頻度の低いものは下段にと指定席を決めて「迷子」になってしまうのを予防。トレイなどの仕切りケースを使って細かく仕分けし、必要以上の数を持たないようにしましょう。
また、文具は机の上に放置せず、業務が終了したらすべて引き出しに収納するクセをつけましょう。
ところで、仕事のヒントになるかもしれないと、資料や雑誌も溜め込んでいませんか? そういった資料や雑誌は専用のボックスを用意して「役に立つ」と判断したものだけをキープ。ボックスに入りきらないものは、活用しない資料・雑誌と決めて捨てます。といっても、ボックスが大きかったり多かったりすると無意味ですから、「役に立つ」という判断は自分で決め、ボックスの大きさや数も絞ってください。

 

溜め込むより新しい情報に触れる姿勢で

判断がつかない場合は、先述した書類と同じで、3か月、半年などと期間を決め、一度も取り出さなかったり、見ることもなかったら捨てます。それでも気になるようでしたら入手年月日、入手先、理由を書いてパソコンなどに文書として保存しますが、むしろ、常に新しい情報を入手するといった姿勢を大切にしたいものです。

2015年1月4日 12:43 PM

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